In hoofdstuk 3 van het jaarverslag is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Vanaf 2025 geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording in de gemeente jaarrekening een geünificeerde norm van 2% voor het totaal fouten en onzekerheden. Deze grens, gebaseerd op de totale lasten (exclusief dotaties aan reserves), vervangt de eerdere 1% fouten en 3% onzekerheden norm, wat leidt tot een strengere controle op de rechtmatigheid. De raad heeft daarom een grens van 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves gehanteerd en is daarmee vastgesteld op € 11,1 miljoen.
Rechtmatigheid is één van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Inwoners en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. Daarom nemen overheden zelf maatregelen in de organisatie die waarborgen verschaffen en zijn er ook in de regelgeving eisen aan de interne en externe controle op rechtmatigheid opgenomen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van de gemeente Emmen.
De rechtmatigheidsverantwoording betreft een verantwoording van het college aan de raad. Hierbij beoordeelt de accountant of de informatie (zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording) getrouw (juist en volledig) is.
Vanaf verslagjaar 2023 geeft de accountant in de controleverklaring derhalve nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de gehele jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening. Hierdoor heeft het getrouwheidsoordeel van de accountant ook betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording van college. De raad mag er dan ook op vertrouwen dat de accountant toeziet op de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Overigens blijft de accountant met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door ons college wel een oordeel geven over de rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen van het Rijk.
Hierna worden de belangrijkste bevindingen in het kader van het onderzoek naar de rechtmatigheid vastgelegd. Als uitgangspunt dienen hierbij de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV, het normenkader 2025 en het 'Controleprotocol voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidscontrole op de jaarrekening 2025 t/m 2027 van de gemeente Emmen' welke op 18 december 2025 is vastgesteld door de raad.
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Zie hiervoor het onderstaande overzicht. . Desondanks zijn er toch enkele bevindingen geconstateerd die binnen deze grens vallen. De bevindingen waarbij afwijkingen groter dan €500k van toepassing zijn worden hier toegelicht.
Omschrijving onrechtmatigheid | (bruto) Fouten | (bruto) Onduidelijkheden | Begrotingsoverschrijdingen welke acceptabel zijn op basis van artikel 15 lid 4 van de financiële verordening | (netto) Fouten en Onduidelijkheden |
|---|---|---|---|---|
(bedragen x 1.000) | ||||
Begrotingsoverschrijdingen van de lasten op de programma’s | 10.273 | 5.308 | 4.965 | |
Begrotingsoverschrijdingen van de investeringskredieten | 75 | 75 | ||
Ten onrechte niet Europees aanbestede contracten | 1.600 | 1.600 | ||
Totaal | 11.948 | 0 | 5.308 | 6.640 |
Naleving rechtmatigheidscriteria
Voor de oordeelsvorming door het college over de rechtmatigheid van het financieel beheer ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de volgende drie criteria van toepassing:
1. het begrotingscriterium;
2. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);
3. het voorwaardencriterium.
Hierna volgt een analyse van de rechtmatigheid over het verslagjaar 2025.
Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV. Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. De kadernota rechtmatigheid 2025 bepaalt dat financiële handelingen moeten voldoen aan het begrotingscriterium: uitgaven moeten passen binnen de door de raad vastgestelde begroting (programma, bedrag en jaar). Afwijkingen die binnen het beleid vallen en tijdig zijn gemeld, worden doorgaans niet als onrechtmatig beschouwd, met strengere rapportage-eisen voor uitschieters.
Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid indien:
- Het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten van de door de raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op programmaniveau of investeringsbudgetten (kredieten) overschrijdt;
- Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de raad zijn vastgesteld en;
- Onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast of te laat zijn gemeld aan de raad.
Begrotingsoverschrijding lasten en investeringskredieten
Ad 1.
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, is mogelijk sprake van onrechtmatige lasten. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad.
Voor de afweging of afwijkingen leiden tot opname in de rechtmatigheidsverantwoording dienen de baten en lasten apart te worden beschouwd en derhalve niet te worden gesaldeerd. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het niveau waarop de raad de begroting autoriseert. Dit is binnen de gemeente Emmen op programmaniveau. Het kan hier ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. De beleidskaders voor begrotingsonrechtmatigheden zijn vastgesteld in artikel 7 en 15 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (art. 212 Gemeentewet) gemeente Emmen 2025.
Begrotingsoverschrijdingen lasten
Begrotingsoverschrijding lasten per programma | (Bedragen x € 1.000) |
|---|---|
Programma 1 Inwoners & Bestuur | -4.556 |
Bestuur | |
Per 1 januari 2028 worden de pensioenen van politieke ambtsdragers – waaronder wethouders – ondergebracht bij ABP, op basis van de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Daarmee stopt het huidige Appa‑stelsel waarbij gemeenten zelf pensioenvoorzieningen aanhouden en financieren. Voor de overgang naar het nieuwe stelsel wordt een collectieve waardeoverdracht uitgevoerd: alle tot 1 januari 2028 opgebouwde pensioenen moeten in één keer worden afgefinancierd en overgedragen aan ABP. Dit zijn geen nieuwe kosten, maar betreft de contante waarde van de reeds opgebouwde rechten. Vanaf deze datum vervalt voor gemeenten de verplichting om uitkeringen aan (oud-)wethouders zelf te betalen. | -5.308 |
Een incidenteel nadeel op het budget ten behoeve van de accountantscontrole. Dit wordt veroorzaakt door meerwerk, als gevolg van de controle op de specifieke uitkeringen. Dit zijn uitkeringen, waarvoor de gemeente extra geld krijgt om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. De verantwoording over de besteding van de gelden wordt gedaan volgens de SiSa-systematiek (Single Information, Single Audit). | -71 |
Programma 5 | -1.961 |
Milieubeheer | |
De kosten voor de aanpak Energiearmoede worden gedekt vanuit de Spuk regeling. De dekking hiervoor staat onder de baten, per saldo is dit onderdeel resultaat neutraal. | -1.354 |
De gemaakte kosten voor windenergie worden gedekt door de baten. | -331 |
Er is een overschrijding op de bijdrage aan de Omgevingsdienst Drenthe. Dit komt voort uit meerwerk en extra werkzaamheden op complexe dossiers welke niet begroot waren. Vanaf februari is structureel meer tijd besteed aan de VTH taken dan begroot (104-105%). Dit betreft uitzetting van werkzaamheden op het gebied van vergunningen, terwijl bij complexe dossiers meerdere bestuursrechtelijke handhavingstrajecten zijn opgestart. In totaal zijn er 11 complexe dossiers die substantieel meer uren vergen dan regulier, wat gezamenlijk de budgetoverschrijding verklaart. | -291 |
Programma 7 Openbare ruimte en Verkeer & Vervoer | -984 |
Verkeer en vervoer | |
De kosten voor het vegen van de openbare ruimte zijn hoger uitgevallen dan verwacht. In de Kadernota 2025 is besloten de inzet van Area op het reinigingsbestek te verhogen om te kunnen voldoen aan de gewenste beeldkwaliteit. Bij het berekenen van de kosten voor deze uitbreiding is wel rekening gehouden met de extra inzet van personeel en materieel, maar zijn de kosten voor het afvoeren en verwerken van het extra veegvuil onvoldoende ingeschat. | - 192 |
De kosten voor het ijs- en sneeuwvrij houden van de wegen zijn in 2025 hoger uitgevallen dan begroot. In de begroting houden we alleen rekening met de vaste kosten, zoals de paraatheid van voertuigen. De variabele kosten, zoals het verbruik van strooizout en de inzet van personeel, worden achteraf verrekend op basis van de werkelijke inzet. | -537 |
Onder de vlag van de Mobiliteitsraad Drenthe werken de provincie Drenthe en de gemeenten Emmen, Borger-Odoorn en Coevorden samen aan het verbeteren van de verkeersveiligheid door middel van campagnes en educatie. Hiervoor wordt jaarlijks het programma Gedragsbeïnvloeding opgesteld. In 2025 zijn meer uitgaven gedaan dan begroot, wat resulteert in een nadeel van € 234.000 op de lasten. Deze uitgaven worden echter volledig gedekt door bijdragen van de gemeenten Borger-Odoorn en Coevorden en door een subsidie van de provincie Drenthe. Omdat zowel de inkomsten als de uitgaven niet waren begroot, heffen zij elkaar per saldo op en blijft het resultaat neutraal. | -234 |
Programma 9 Sociaal Domein | -1.972 |
Jeugdhulp begeleiding | |
Algemeen beeld Jeugdhulp | -1.824 |
Beschermd wonen (WMO) | |
Een toenemend aantal indicaties heeft gezorgd voor een overschrijding. Deze stijging wordt veroorzaakt door stagnatie van de woningmarkt en wachtlijsten in de WLZ. Een deel van het tekort is met de Berap-II 2025 reeds gedekt vanuit de reserve Beschermd Wonen, maar ook de laatste maanden van 2025 is er een groei van het aantal indicaties te zien. | -415 |
Overschrijdingen investeringskredieten
Met betrekking tot de investeringskredieten constateren wij een totale overschrijding van € 75.000. Dit bedrag is opgebouwd uit een 10 tal bedragen beneden de € 30.000. Ruim € 50.000 betreffen meerwerk kosten als gevolg van langere doorlooptijd van een project.
Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves
Mutaties in reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen besluit van de raad zijn gedekt, zijn onrechtmatig en tellen wel mee voor de rechtmatigheidsverantwoording.
In de jaarrekening 2025 zijn op programmaniveau de onttrekkingen aan de reserves niet groter dan begroot. En er is niet meer toegevoegd dan begroot.
Onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot in de begroting
Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt (m.a.w. niet tijdig aan de raad zijn gemeld). Het gaat dus om het tijdig melden. Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen het college en de raad over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting. Binnen de gemeente Emmen is afgesproken dat het tijdig is als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht door het college.
In de jaarrekening 2025 zijn de onderstaande (begrotings)afwijkingen adequaat toegelicht in de programmaverantwoording. Door deze uitgebreide toelichting van de (begrotings)afwijkingen in de jaarrekening wordt voldaan aan het tijdig melden aan de raad en tellen deze (begrotings)afwijkingen niet mee voor de begrotingsonrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Programma | Gerealiseerde lasten lager dan begroting | Gerealiseerde baten lager dan begroting | Gerealiseerde baten hoger dan begroting |
|---|---|---|---|
(Bedragen x € 1.000) | |||
1 Inwoners en Bestuur | 148 | ||
2 Economie en Werkgelegenheid | 660 | 222 | |
3 Veiligheid | 81 | ||
4 Onderwijs en Jeugd | 168 | 237 | |
5 Bouwen, Wonen en Milieu | 6.483 | ||
6 Inkomensondersteuning | 936 | ||
7 Openbare ruimte en verkeer & vervoer | 1.100 | ||
8 Sport en Cultuur | 221 | 15 | |
9 Sociaal Domein | 2.021 | ||
10 Bedrijfsvoering en inkomstenbronnen | 238 | ||
Totaal | 1.049 | 475 | 11.006 |
M&O-criterium
De raad heeft op 21 december 2023 de beleidsnotitie ter voorkoming van Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2023-2025 voor de gemeente Emmen vastgesteld.
Het M&O criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgeld, - voorzieningen en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Regelingen waarbij de informatie van andere partijen bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) voorzieningen, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik.
M&O Risico's | Door ons uitgevoerde werkzaamheden om dit risico te mitigeren | Toelichting | Constateringen |
|---|---|---|---|
1. Uitkeringen in het kader van de Participatiewet | |||
1.1 Onrechtmatige inkomensoverdracht in het kader van de Participatiewet | 1.1 Werkprogramma's in het kader van de uitkeringen (IOAZ, IOAW, BBZ, PW etc.) | 1.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op uitkeringsdossiers die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking bepalend voor recht, hoogte en duur van de uitkering. | Tijdens de vierde audit 2025 ‘Bijstand jongeren in een instelling” is geconstateerd dat er niet of niet afdoende onderzoek wordt uitgevoerd of ouders zelf kunnen bijdragen. Er is door Concern Control & Audit opdracht gegeven aan de medewerker interne controle van KSD om alle uitkeringen van een jongere in een instelling voor de gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen te onderzoeken die toegekend zijn in 2025. Op basis van bovengenoemde gegevensgericht onderzoek is geconstateerd dat er van het totaal aantal toekenningen er bij 6 toekenningen niet of niet afdoende is onderzocht of de ouders kunnen bijdragen. Dit betreffen twee toekenningen voor de gemeente Borger-Odoorn en vier toekenningen voor de gemeente Emmen. Dit komt neer op een financiële onzekerheid/fout voor de gemeente Borger-Odoorn ter hoogte van € 2.090,- en voor de gemeente Emmen € 12.095. |
1.2 Fraude | 1.2 Controles | 1.2. Heronderzoeken en indien nodig onderzoeken door sociale recherche. | Uit de controle door de sociaal rechercheurs zijn gevallen bekend waar n.a.v. een strafrechtelijke zaak de uitkering is stopgezet. De signalen over deze onrechtmatigheden komen achteraf bij ons binnen. Er zijn diverse controlemaatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik in dit proces tegen te gaan, echter deze bovenstaande oorzaken vallen buiten onze beïnvloedingssfeer. De bedragen die hiermee gepaard gaan zijn niet van materiële impact / nihil. |
2. Voorzieningen in het kader van WMO en de Jeugdwet | |||
2.1 Onrechtmatige verstrekking van voorziening(en) in het kader van WMO en de Jeugdwet | 2.1 Werkprogramma's in het kader van WMO en de Jeugdwet | 2.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op WMO en Jeugdwet dossiers die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking bepalend voor recht, hoogte en duur van de voorziening. | 2.1 N.a.v. de uitgebreide rechtmatigheidscontroles zijn er geen onrechtmatige (gebaseerd op onbetrouwbare informatie) verstrekkingen geconstateerd. |
2.2 De prestatie is niet geleverd door de zorgaanbieder. | 2.2 Prestatielevering | 2.2 Interne controle (enquête en gesprekken met zorgontvanger) op prestatielevering. | 2.2 Frequent worden er controles uitgevoerd. Er zijn op dit moment geen 'wan' prestaties geleverd. |
2.3 Fraude | 2.3 Controles | 2.3 Heronderzoeken en indien nodig onderzoeken door sociale recherche. | 2.3 Uit de controle door de sociaal rechercheurs zijn gevallen bekend waar n.a.v. een strafrechtelijke zaak de uitkering is stopgezet. De signalen over deze onrechtmatigheden komen achteraf bij ons binnen. Er zijn diverse controlemaatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik in dit proces tegen te gaan, echter deze bovenstaande oorzaken vallen buiten onze beïnvloedingssfeer. |
3. Vergunningverlening (en handhaving) | |||
3.1 Onterechte (of te lage) vergunningverlening | 3.1 Werkprogramma omgevingsvergunningen | 3.1 Met de steekproef op omgevingsvergunningen is getoetst het proces rechtmatig is verlopen en of er sprake is van risico's. Er wordt een 4-ogen principe gehanteerd binnen het proces vergunningverlening, ondertekening vindt plaats door gemandateerde. Preventief en voorwaardenscheppend; aanvraag vergunning verloopt via DigiD. Toetsing door bijv. Welstand. Toetsing aan het omgevingsplan en Besluit kwaliteit leefomgeving. Hoogte van bouwsom wordt bij twijfel getoetst conform landelijke richtlijnen (ROEB lijst). | 3.1 Tijdens de (V)IC ten aanzien van het proces omgevingsvergunningen is geconstateerd dat bij één enkele kostenregel het tarief van 2024 is gehanteerd in de periode tot 16 juni 2025, in plaats van het tarief van 2025, dit gedurende een periode van 2025, naar aanleiding van de door ons uitgevoerde rechtmatigheidscontrole. |
3.2 Medewerker bouwt zonder vergunning | 3.2 Werkprogramma omgevingsvergunningen | 3.2 Functiescheiding is in de lijn belegd vergunningsaanvragen worden in het bouwplanoverleg toebedeeld. Door handhavingsbeleid wordt het risico op ongeoorloofde bouwwerken gemitigeerd. | 3.2 Er zijn ons geen situaties bekend en/of geconstateerd waarbij een medewerker bouwt zonder vergunning. Vergunningsaanvragen door medewerkers worden expliciet behandeld en gecontroleerd middels functiescheiding. Derhalve geen M&O effect. |
4. Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen | |||
4.1 Onjuiste persoonsdocumenten (identiteitsfraude) | 4.1 Controle(s) op de BRP | 4.1 Middels reguliere, frequente controles op de Basisregistratie Personen stellen wij de juistheid van de persoonsgegevens vast. | 4.1 Er zijn geen gevallen van identiteitsfraude geconstateerd. |
5. Subsidieverstrekking | |||
5.1 Onrechtmatige subsidieverstrekking | 5.1 Werkprogramma subsidieverstrekking en vaststelling. | 5.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op subsidie die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking die voldoen aan voorwaarden en verplichtingen gesteld in de subsidiebeschikking. | 5.1 Er zijn geen constateringen ten aanzien van het proces omgevingsvergunning n.a.v. de door ons uitgevoerde rechtmatigheidscontrole die het risico van een te lage of onterecht vergunningverlening raken. |
6. Inkoop en aanbestedingen | |||
6.1 Onterechte gunning aan reguliere leveranciers | 6.1 SPEND- analyse | 6.1 Wij hebben een uitgebreide SPEND analyse uitgevoerd voor 2025. Bij de analyses is ook uitgebreid aandacht besteed aan de totstandkoming van overeenkomsten en de gunningsprocedure. Doordat er een objectieve inkoopadviseur betrokken is bij elke meervoudige onderhandse en Europese aanbesteding wordt er geborgd dat er geen onterechte gunningen plaatsvinden. | 6.1 Vanuit de SPEND-analyse hebben wij geen onterechte gunning aan reguliere leveranciers geconstateerd in het kader van M&O. Wel zijn er onrechtmatigheden geconstateerd in het kader van het voorwaardencriterium. |
6.2 Onzorgvuldige gunning bij investeringen (corruptie risico) | 6.2 SPEND-analys en werkprogramma investeringsfacturen | 6.2 Wij hebben de gunningen en contractuele afspraken bij investeringen onderzocht en daarbij geen onzorgvuldige gunningen geconstateerd. Binnen het aanbestedingsproces zijn voldoende waarborgen ingebouwd die voorkomen dat onzorgvuldig wordt gegund aan aannemers bij investeringen | 6.2 Er is geen sprake van onzorgvuldige gunning aan aannemers bij investeringen. |
6.3 Ontvangst van spookfacturen van niet bestaande leveranciers | 6.3 Steekproeven reguliere inkoopfacturen | 6.3 . In de goedkeuringsprocedure van inkoopfacturen zijn voldoende maatregelen ingebouwd om dit risico te mitigeren. Een aantal controlepunten in de steekproef inkooplasten ziet expliciet toe op de factuurvereisten en relatie met de afspraken met de leverancier. Daarmee is voldoende vastgesteld dat geen sprake is gebleken van niet bestaande leveranciers/ spookfacturen. | 6.3 Vanuit onze controles is gebleken dat er geen sprake van is corruptie risico. |
7. Integriteit van relaties | |||
7.1 Niet-integer handelen van medewerkers en bestuurders | 7.1 Integriteitsbeleid en gedragscode | 7.1 Vastgesteld o.a. bij de controle op indiensttreding (Personeel) dat nieuwe medewerkers de gedragscode uitgereikt, tenminste twee keer per jaar een bijeenkomst wordt georganiseerd waar de eed/belofte wordt ondertekend. Vastgesteld dat er een jaarverslag wordt opgesteld met o.a. het aantal gesprekken dat met een vertrouwenspersoon wordt gevoerd. Voldoende aandacht en bewustwording ten aanzien van gedragingen en integer handelen. | 7.1 In 2025 hebben de vertrouwenspersonen in totaal 32 gesprekken gevoerd met 20 medewerkers. Er kunnen diverse aanleidingen zijn om een gesprek aan te gaan, zoals bijvoorbeeld ongewenst gedrag, intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie, conflict tussen medewerkers, onverenigbare functies, misbruik van informatie of bevoegdheden, fraude of diefstal. In 2025 zijn negen officiële meldingen bij de integriteitscoördinator ontvangen die hebben geleid tot nadere onderzoeken. |
8. Belastinginkomsten | |||
8.1 Belastinginkomsten worden onterecht kwijtgescholden zonder deugdelijke grondslag | 8.1 Werkprogramma Belastingen | 8.1 Bij de uitvoering van onze steekproeven op de diverse opbrengstenstromen (belastingen) nemen wij ook direct de ontvangsten van afnemers mee. Mocht al sprake zijn van kwijtschelding en/of vermindering dan hebben wij vastgesteld dat daar een toereikende onderbouwing aan ten grondslag ligt. | 8.1 Er is geen sprake van onterechte kwijtscheldingen. |
8.2 Belastingopbrengsten te laag opgelegd door onjuiste gegevensverstrekking | 8.2 Werkprogramma Belastingen | 8.2 Bij de uitvoering van onze steekproeven op bijvoorbeeld toeristenbelasting hebben wij vastgesteld middels een controleverklaring van de accountant dat de gegevensverstrekking juist is. | 8.2 Belastingopbrengsten zijn terecht en juist opgelegd. |
9. Personeel ( indiensttreding) | |||
9.1 Verloning van niet bestaande medewerker. | 9.1 Werkprogramma Personeel | 9.1 Met de steekproef op de personele lasten zijn een aantal vaste controles uitgevoerd die onder meer de identiteit van de medewerker vaststellen. Daarmee is dit risico middels een steekproef gecontroleerd en heeft dit niet tot afwijkingen geleid. | 9.1 Er zijn geen fictieve medewerkers geconstateerd. |
9.2 Potentiële werknemer geeft voorafgaand aan de indiensttreding valse informatie op over kwalificaties etc. | 9.2 Werkprogramma Personeel | 9.2 Wij hebben hier geen specifieke werkzaamheden aan verricht, wel is bij de controle op personele lasten een aantal indiensttredingen gecontroleerd waarbij ook naar de (controle op de) aangeleverde informatie is gekeken. Mocht dit risico zich al voordoen dan leidt dat hooguit tot formele rechtmatigheidsafwijking en niet tot een financiële onrechtmatigheid. | 9.2 Er zijn geen gevallen van falsificaties bekend en geconstateerd. |
10. Informatiebeveiliging en AVG | |||
10.1 Aanvallen door hackers. | 10.1 Geen specifieke controles | 10.1 Vanuit de interne controle zijn hier geen specifieke werkzaamheden aan verricht. Mitigerende maatregelen zijn onderdeel van de reguliere interne beheersingsmaatregelen van onze ICT organisatie. Wij hebben geen signalen ontvangen dat sprake is van verlies van data door aanvallen van hackers in 2025 | 10.1 Wij hebben geen signalen ontvangen dat sprake is van verlies van data door aanvallen van hackers in 2025 |
10.2 Misbruik van data door externen wat kan leiden tot identiteitsfraude. | 10.2 Diverse controles | 10.2 Bij de uitvoering van onze diverse controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in de verschillende werkprogramma’s hebben wij geen signalen gekregen dat sprake is van identiteitsfraude | 10.2 Er is geen sprake van identiteitsfraude als gevolg van misbruik van data. |
10.3 Niet naleven AVG bepalingen door derden. | 10.3 Onderdeel van analyse op claims in de NUBBO & V | 10.3 Bij het opstellen van de niet uit de balans blijkende overeenkomsten en langlopende financiële verplichtingen, en de risicoparagraaf in de jaarrekening is een analyse gemaakt van potentiële claims. Daarmee is ook direct aandacht besteed aan potentiële claims die kunnen ontstaan door het niet naleven van AVG bepalingen. Uit deze werkzaamheden zijn geen M&O fouten gebleken. | 10.3 Uit deze werkzaamheden zijn geen M&O fouten gebleken. |
Conclusie:
Op basis van bovenstaande constateren wij dat er geen sprake is van rechtmatigheidsfouten die het gevolg zijn van Misbruik & Oneigenlijk gebruik voor de in de beleidsnotitie benoemde aandachtsgebieden. Daarnaast zijn uit de overige interne controles ook geen afwijkingen gebleken inzake rechtmatigheidsfouten als gevolg van M&O, de uitkomst kan derhalve op nihil worden gezet.
Voorwaardencriterium
Bij de besteding en inning van gelden dient de gemeente Emmen zich aan bepaalde voorwaarden te houden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) regelgeving van de gemeente Emmen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het kan hier zowel om interne regelgeving (verordeningen etc.) als externe regelgeving gaan. Dit is opgenomen in het normenkader welke jaarlijks wordt geactualiseerd. Voor de rechtmatigheidscontrole zijn met name de gestelde voorwaarden, die betrekking hebben op recht (heeft de ontvanger wel recht op de vergoeding of subsidie?), hoogte (klopt het bedrag, is de berekening juist?) en duur (zijn de juiste termijnen in acht genomen?) van belang.
Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht. Het voorwaardencriterium is verder uitgewerkt in de interne controleprogramma’s. Uit de controle op inkopen is gebleken dat er 16 opdrachten ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn (16 onrechtmatig). Voor het verslagjaar gaat het om een bedrag van € 2.377.953. Overeenkomstig de vastgestelde rapportagegrens van € 500.000 door de raad zijn hieronder alleen de opdrachten (individueel of gelijksoortig) opgenomen waarvan de onrechtmatigheid inzake het niet Europees aanbesteden groter is dan deze rapportagegrens.
Omschrijving opdracht | Onrechtmatigheid (bedrag x € 1.000) | Toelichting en herstelmaatregelen |
|---|---|---|
Beveiliging | 452 | Betreft het afnemen van beveiligingsdiensten t.b.v. overlast asielzoekersproblematiek welke niet gecontracteerd zijn. |
Baten en Lasten WMO
Een aanvrager van een voorziening op grond van de WMO 2015 is een eigen bijdrage verschuldigd. Het CAK is het publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan dat door de wetgever is belast met de berekening, oplegging en incasso van de eigen bijdrage. De verantwoordelijkheid voor de juistheid, volledigheid van en het naleven van het voorwaardencriterium bij de eigen bijdrage is geen gemeentelijke verantwoordelijkheid. Hierbij wordt gesteund op de informatie die de gemeente ontvangt van het CAK. Derhalve valt de eigen bijdrage niet onder de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole door de accountant van de gemeente.
Fraude en integriteit
Fraude en integriteitsschendingen zijn ernstige maatschappelijke problemen, die burgers, ondernemingen en de overheid financieel fors kunnen benadelen. Ook onze organisatie heeft te maken met fraude- en integriteitsrisico’s die deels wel en deels ook niet voorkomen kunnen worden. Door de fraude- en integriteitsrisico’s (pro-)actief te analyseren maken we weloverwogen keuzes ten aanzien van het voorkomen daarvan.
Wat zijn onze uitgangspunten ten aanzien van fraude- en integriteit(risico’s)
De gemeente Emmen accepteert geen fraude en integriteitsschendingen en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. We vertrouwen dat onze medewerkers geen fraude en integriteitsschendingen plegen, maar uit zorgvuldigheid wordt de gelegenheid van de medewerkers om fraude en integriteitsschendingen te plegen door middel van diverse interne preventieve, detective, repressieve en correctieve beheersingsmaatregelen zoveel als mogelijk ondervangen.
Bij de inrichting van de organisatie, om processen goed te laten verlopen en risico’s te beheersen, is in eerste instantie sprake van besturen en beheersen dat tot het takenpakket van het college behoort. Maar onder andere door de inwerkingtreding vanaf het boekjaar 2023 van de rechtmatigheidsverantwoording door het college moet nog meer aandacht worden besteed aan het beheersen van de fraude- en integriteitsrisico’s. Hiermee is de verantwoording aan de raad over de frauderisico’s gestructureerd belegd door de gemeente Emmen.
Beleidsnota fraudepreventie en frauderisicoanalyse
De gemeente Emmen is wettelijk verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Gemeente Emmen heeft deze (zorg)plicht onder andere vertaald in het jaarplan 2025 verbijzonderde interne controle en in een beleidsnota fraude 2023-2025 inclusief frauderisicoanalyse 2025. In december 2023 heeft het college de beleidsnota fraude 2023-2025 vastgesteld. Deze beleidsnota is opgesteld voor bepaalde periode en wordt indien noodzakelijk op basis van nieuwe vormen van fraudegevallen c.q. integriteitsschendingen en actuele ontwikkelingen in onze P&C-cyclus aangepast.
De frauderisicoanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd. De frauderisicoanalyse is de uitkomst van een analyse van de belangrijkste frauderisico’s voor de gemeente Emmen. Deze frauderisicoanalyse is opgebouwd uit inschattingen van kans en impact, een inschatting van het overall risico en de aanwezige interne beheersingsmaatregelen.
Ons Integriteitsbeleid
Gemeente Emmen heeft haar integriteitsbeleid vastgelegd in een personeelshandboek. Dat betekent onder meer dat de gemeente Emmen beschikt over een gedragscode voor medewerkers in dienst van de gemeente Emmen. Het doel van de gedragscode is werknemers houvast bieden bij het hanteren van de normen en waarden van de gemeente. De gedragscode maakt duidelijk wat de waarden en normen zijn die de gemeente belangrijk vindt en wat wel en niet toelaatbaar is voor werknemers. Daarnaast leggen de medewerkers de ambtseed of ambtsbelofte af. Alle medewerkers beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Medewerkers dienen daarnaast alle nevenactiviteiten te melden die de belangen van de gemeente Emmen mogelijk zouden kunnen raken.
Maatregelen ter voorkoming van fraude
De gemeente Emmen past diverse maatregelen toe ter voorkoming van fraude. Hiertoe zijn procedures opgesteld en is er functiescheiding tussen taken en verantwoordelijkheden waar een risico op fraude is. Die functiescheiding is bijvoorbeeld van toepassing in het treasury- en betalingsproces, maar ook bij het beoordelen van subsidieaanvragen en het toekennen van subsidies. Onderdeel van onze jaarlijkse (verbijzonderde) interne controle is het toetsen van de werking van de beheersingsmaatregelen ter voorkoming van fraude.
Om fraude tegen te gaan zijn binnen de gemeente Emmen diverse hard en soft controls als interne beheersingsmaatregelen ingezet. Hard controls zijn de interne beheersingsmaatregelen inclusief functiescheiding en overige onvervangbare interne controlemaatregelen, zoals het 4-ogen principe. Deze maatregelen worden genomen om gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect af te dwingen.
Soft controls zijn maatregelen om het gedrag van medewerkers en culturele aspecten binnen organisaties te sturen. Het zijn beheersmaatregelen die invloed hebben op de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving. In de veronderstelling dat daarmee de persoonlijke doelstellingen in het verlengde van de organisatiedoelstellingen komen te liggen en de werknemer daarmee altijd handelt in belang van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: tone at the top, onze gedragscode, integriteitsregeling, een vertrouwenspersoon, regeling voor klokkenluiders, beleidsregeling met betrekking tot ongewenst gedrag en het periodiek (minimaal 1 keer per jaar) agenderen van de frauderisicoanalyse etc.
Hoe gaan we om met (vermoedens van) fraude en integriteitsschendingen
Bij integriteit en ongewenste omgangsvormen gaat het over bijvoorbeeld ongewenst gedrag, (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, intimidatie, pesten, negeren, fraude, diefstal, discriminatie, conflicten tussen medewerkers, belangenverstrengeling of ongeoorloofd raadplegen van informatie. De medewerkers kunnen bij een vermoeden van een misstand in het kader van integriteit en ongewenste omgangsvormen terecht bij hun leidinggevende of een vertrouwenspersoon.
Meldingen over (vermoedens van) fraude- en integriteitsschendingen in 2025
In 2025 hebben de vertrouwenspersonen in totaal 32 gesprekken gevoerd met 20 medewerkers. Dit is een afname t.o.v. 2024. In 2025 zijn negen officiële meldingen bij de integriteitscoördinator ontvangen die hebben geleid tot nadere onderzoeken. Er kunnen diverse aanleidingen zijn om een gesprek aan te gaan, zoals bijvoorbeeld ongewenst gedrag, intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie, conflict tussen medewerkers, onverenigbare functies, misbruik van informatie of bevoegdheden, fraude of diefstal.
Voor verdere definiëring verwijzen wij u naar het jaarverslag integriteit en ongewenste omgangsvormen.